Zezwolenie na pracę cudzoziemca typu A – ile jest ważne i o czym nie wolno zapomnieć

Państwowa Inspekcja Pracy co roku wykrywa tysiące przypadków nielegalnego zatrudnienia cudzoziemców, w 2025 r. blisko 5,8 tysiąca przypadków. Z danych inspekcji wynika, że najczęstszą przyczyną nie jest zła wola pracodawcy, tylko brak ważnego zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy, to niemal 7 na 10 ujawnionych przypadków. Ktoś po prostu przegapił termin.

Jeśli zatrudniasz cudzoziemca albo się do tego szykujesz, prawdopodobnie interesuje Cię jedno: ile realnie masz czasu, zanim trzeba będzie coś zrobić z dokumentami. Odpowiedź jest trudniejsza niż jeszcze rok temu, bo “przedłużenie” zezwolenia w starym sensie od czerwca 2025 r. po prostu przestało istnieć.

Ile ważne jest zezwolenie na pracę cudzoziemca

Zezwolenie na pracę cudzoziemca to w praktyce jeden dokument. Najczęstszy wariant to tzw. zezwolenie typu A, dla cudzoziemca pracującego na rzecz polskiego podmiotu. Wydawane jest na okres do 3 lat.

Od tej zasady są wyjątki. Zezwolenie wydaje się na maksymalnie 1 rok, jeśli pracodawca prowadzi działalność krócej niż rok albo cudzoziemiec ma pracować na mniej niż pół etatu (do 20 godzin tygodniowo). Agencje pracy tymczasowej dostają zezwolenie na 18 miesięcy. Osobną kategorią jest zezwolenie na pracę sezonową – do 9 miesięcy w roku kalendarzowym, wydawane przez starostę.

Jeśli zatrudniasz obywatela Armenii, Białorusi, Mołdawii lub Ukrainy, możesz skorzystać z uproszczonej procedury – oświadczenia o powierzeniu pracy. Ważne jest do 24 miesięcy i wpisuje je do ewidencji powiatowy urząd pracy.

Koniec procedury przedłużenia, co się zmieniło od czerwca 2025

Do 31 maja 2025 r. pracodawca, który chciał kontynuować zatrudnienie po wygaśnięciu zezwolenia, składał wniosek o jego przedłużenie. Ta procedura już nie istnieje.

Zgodnie z nowymi przepisami, jeśli chcesz zatrudniać cudzoziemca dłużej niż obejmuje jego obecne zezwolenie, składasz zupełnie nowy wniosek o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca typ a, na to samo stanowisko. Jest w tym pewna ulga. Jeśli zdążysz złożyć wniosek przed wygaśnięciem starego zezwolenia, praca pozostaje legalna nieprzerwanie, od dnia wygaśnięcia starego dokumentu aż do dnia, w którym decyzja w sprawie nowego wniosku stanie się ostateczna.

Warunek jest jeden, ale krytyczny. Wniosek musi trafić do urzędu, zanim stare zezwolenie wygaśnie. Spóźnienie o jeden dzień oznacza przerwę w legalności zatrudnienia.

Z jakim wyprzedzeniem złożyć nowy wniosek

To pytanie, na które nie znajdziesz prostej odpowiedzi w przepisach. Stara procedura miała sztywne okno – 90 do 30 dni przed wygaśnięciem. Nowa go nie ma.

Ustawowy termin rozpatrzenia wniosku przez wojewodę to 30 dni. W praktyce urzędy wojewódzkie potrafią procesować takie sprawy dłużej. Warto zachować bezpieczny margines.

Im więcej cudzoziemców zatrudniasz, tym trudniej to utrzymać w głowie albo w jednym arkuszu Excela. Każdy pracownik ma swoją datę wygaśnięcia wniosku i swój, indywidualny czas oczekiwania na decyzję.

Zatrudniasz więcej niż jednego obcokrajowca? DocuWatcher pilnuje terminów dokumentów twoich pracowników za Ciebie, każdego osobno, powiadomienia SMS i e-mail z wyprzedzeniem zanim termin stanie się problemem. Zacznij bezpłatny okres próbny — 30 dni bez podpinania karty →

Co grozi za spóźnienie

Kara za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca wynosi od 3000 do 50 000 zł – za każdego nielegalnie zatrudnionego pracownika. Cudzoziemiec, który wykonuje pracę nielegalnie, podlega grzywnie nie niższej niż 1000 zł. To stawki obowiązujące po nowelizacji z 2025 roku, wyższe niż wcześniej.

Nie tylko ważność zezwolenia – inne terminy, o które musisz pamiętać

Samo zezwolenie to nie jedyny termin do pilnowania. Przepisy nakładają na pracodawcę kilka obowiązków zgłoszeniowych w trakcie trwania zatrudnienia:

• zgłoszenie niepodjęcia pracy przez cudzoziemca – w ciągu 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia
• zgłoszenie przerwy w pracy dłuższej niż 2 miesiące
• zgłoszenie zakończenia pracy wcześniej niż 2 miesiące przed końcem ważności zezwolenia
• zgłoszenie zmiany danych pracodawcy albo stanowiska pracy – w ciągu 7 dni
• przy zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę – zgłoszenie zmian w ciągu 15 dni

Brak zgłoszenia w terminie jest zagrożony osobną grzywną, niezależną od kary za samo nielegalne zatrudnienie.

Jeden pracownik to pięć terminów do pilnowania

To jest sedno problemu. Zatrudniając jednego cudzoziemca, nie pilnujesz jednej daty – pilnujesz kilku, równoległych: ważności zezwolenia, ewentualnych terminów zgłoszeniowych, a czasem jeszcze ważności karty pobytu czy paszportu. Przy 3 pracownikach to nadal da się ogarnąć w głowie. Przy 15 czy 20, rozłożonych w czasie i z różnymi datami startu, arkusz kalkulacyjny przestaje wystarczać.

Jak nie przegapić żadnego terminu

Przy jednym pracowniku wystarczy arkusz w excelu. Przy kilku/kilkunastu, z terminami dokumentów rozłożonymi na cały rok, trudno aby zbliżający się termin, nie zaskoczył w najgorszym możliwym momencie.

Bezpieczną alternatywą jest DocuWatcher, polskie narzędzie które porządkuje dokumenty i pilnuje terminów. Każdy pracownik ma swój profil, wrzucasz dokument, a system automatycznie wysyła powiadomienia SMS i e-mail przed wygaśnięciem zezwolenia.

Jedno konto, pilnuje dokumentów wszystkich pracowników.

Zacznij teraz → załóż darmowe konto, bez podpinania karty

Najczęściej zadawane pytania