Przedłużenie oświadczenia o powierzeniu pracy: ile masz czasu i czego nie przegapić

Szukasz informacji, jak wygląda przedłużenie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi? Krótka odpowiedź: nie przedłużysz go, bo takiej procedury po prostu nie ma.

Zamiast tego rejestrujesz nowe oświadczenie, na kolejne maksymalnie 24 miesiące. Możesz to zrobić nawet dzień po tym, jak poprzednie się kończy. Brzmi jak szczegół. W praktyce myli się sporo pracodawców, którzy przenoszą logikę z zezwolenia na pracę cudzoziemca (to się faktycznie przedłuża) na oświadczenie (to rejestruje się od nowa, za każdym razem).

Czym to się różni od zezwolenia

Pisałem już o zezwoleniu na pracę typu A. Tam mamy dłuższą procedurę i okres ważności dokumentu do 3 lat. Oświadczenie to inna, uproszczona ścieżka, dostępna dla obywateli czterech krajów: Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy. Oficjalnie nazywa się to oświadczeniem o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, w praktyce mówi się krócej: oświadczenie o powierzeniu pracy. Rejestruje się je w powiatowym urzędzie pracy, nie u wojewody, i cały proces jest krótszy.

Jest jeden warunek. Cudzoziemiec musi mieć tytuł pobytowy uprawniający do pracy w Polsce, czyli wizę, zezwolenie na pobyt czasowy albo ruch bezwizowy do 90 dni. Samo oświadczenie tego nie zapewnia. To osobna sprawa, o którą musi zadbać sam pracownik albo pracodawca przy okazji innych formalności.

Ile jest ważne i co się dzieje po 24 miesiącach

Oświadczenie obejmuje maksymalnie 24 miesiące. Przed zmianą przepisów z 2022 roku limit wynosił 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, czyli praktycznie pół roku pracy w skali roku. Dziś tego ograniczenia nie ma i nie musisz też odczekać żadnej przerwy między jednym oświadczeniem a drugim.

Skończyło się poprzednie oświadczenie? Tego samego dnia możesz zarejestrować kolejne, dla tego samego cudzoziemca, na tym samym stanowisku albo innym. Urząd nie sprawdza, czy pracownik już „wykorzystał” swój limit.

Rejestracja kosztuje 400 zł i wymaga kilku załączników, między innymi oświadczenia o niekaralności, dokumentu tożsamości pracodawcy i skanu dokumentu podróży cudzoziemca. Wpis do ewidencji oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi następuje w 7 dni roboczych, jeśli sprawa nie wymaga wyjaśnień. Jeśli wymaga, urząd ma na to do 30 dni. Przy zatrudnieniu na konkretną datę różnica między tygodniem a miesiącem potrafi realnie namieszać w planach.

Jest jeszcze lista sytuacji, w których nowego oświadczenia w ogóle nie potrzebujesz: zmiana siedziby firmy, nazwy albo formy prawnej, przejście zakładu pracy na innego pracodawcę, zwiększenie wymiaru czasu pracy do pełnego etatu, zmiana nazwy stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków. Nie każda zmiana w firmie oznacza papierologię od nowa.

Dwa zgłoszenia, o których łatwo zapomnieć

Sama rejestracja oświadczenia to nie koniec obowiązków. Po wpisie do ewidencji masz dwa osobne terminy o których musisz pamiętać:

Żaden z nich nie dzieje się automatycznie: urząd dowiaduje się tylko wtedy, gdy go poinformujesz.

Do tego dochodzą standardowe obowiązki jak przy każdym pracowniku. Zgłaszasz go do ubezpieczeń społecznych w 7 dni. Umowę spisujesz na piśmie, z tłumaczeniem zrozumiałym dla cudzoziemca, a jej kopię przekazujesz do urzędu jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Kopię dokumentu pobytowego przechowujesz przez cały okres zatrudnienia. Za niedopełnienie tych obowiązków grożą sankcje, których wysokość zależy od konkretnego naruszenia.

Jeśli chcesz kontynuować współpracę na stałe

Jeśli cudzoziemiec przepracował na oświadczeniu co najmniej 3 miesiące na umowie o pracę i chcesz go zatrzymać na tym samym stanowisku, możesz wystąpić do wojewody o zezwolenie na pracę zamiast rejestrować kolejne oświadczenie. W okresie oczekiwania na decyzję praca pozostaje legalna.

Zatrudniasz kilku cudzoziemców na różnych podstawach naraz? DocuWatcher pilnuje terminów oświadczeń, zezwoleń i zgłoszeń dla każdego pracownika osobno, z powiadomieniami SMS i e-mail z wyprzedzeniem, zanim termin stanie się problemem. Zacznij bezpłatny okres próbny – 30 dni bez podpinania karty →

Przedłużenie oświadczenia o powierzeniu pracy – jak nie przegapić terminu

Przy jednym pracowniku to i tak trzy terminy naraz: ważność oświadczenia, zgłoszenie podjęcia pracy, ewentualne zgłoszenie niepodjęcia. Przy kilku cudzoziemcach zatrudnionych w różnym czasie, część na oświadczeniu, część już na zezwoleniu po przejściu na stałe, robi się z tego osobna tabela.

Koniec z pilnowaniem terminów w głowie i Excelu

DocuWatcher to polskie narzędzie które pilnuje dokumentów firmowych (oświadczenie, zezwolenie, badania, przeglądy), w jednym miejscu i przypomina zanim termin faktycznie minie.

Przetestuj DocuWatcher bezpłatnie przez 30 dni. Bez podpinania karty, bez zobowiązań.

Zacznij teraz → załóż darmowe konto

Źródło: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Wortal Publicznych Służb Zatrudnienia (stan na 17.12.2025).