System KZR INiG, jak nie pogubić się w deklaracjach dostawców biomasy

Masz teczkę albo folder na dysku. W środku kilkadziesiąt deklaracji od dostawców biomasy, każda podpisana innego dnia, każda ważna przez rok od tej konkretnej daty. Dochodzi nowy dostawca, dochodzi kolejny dokument do pilnowania. Ktoś przestaje dostarczać, ale jego stara deklaracja wciąż leży w segregatorze.

Po jakimś czasie trudno się w tym wszystkim połapać, która deklaracja jest aktualna, a która wygasła trzy miesiące temu. To codzienność większości firm stanowiących pierwszy punkt skupu biomasy działających w systemie KZR INiG.

Czym jest system KZR INiG

System KZR INiG to polski system certyfikacji zrównoważonej produkcji biopaliw, paliw z biomasy i biopłynów, opracowany przez Instytut Nafty i Gazu. Potwierdza, że biomasa spełnia kryteria zrównoważonego rozwoju zgodne z unijną dyrektywą RED II.

Firmy skupujące biomasę leśną(drewno, zrębki, odpady drzewne), najczęściej certyfikują się jako FBCP, czyli Punkt Odbioru Biomasy Leśnej, pierwsze ogniwo łańcucha dostaw przyjmujące surowiec bezpośrednio od dostawców. Żeby sprzedawać biomasę jako zrównoważoną, taki punkt musi mieć certyfikat KZR, i to właśnie na nim spoczywa większość obowiązków dokumentacyjnych w całym łańcuchu.

Deklaracja ważna rok, licząc od innej daty dla każdego dostawcy

Każdy dostawca biomasy, który sam nie jest certyfikowany(najczęściej rolnik, leśniczy albo mały punkt pozyskania) podpisuje deklarację potwierdzającą pochodzenie i zgodność surowca z kryteriami zrównoważonego rozwoju. W praktyce taka deklaracja zachowuje ważność nie dłużej niż 12 miesięcy od daty podpisania i może obejmować pojedynczą dostawę albo wszystkie dostawy w ramach jednego roku. Punkt odbioru ma obowiązek określić obszar pozyskiwania biomasy i prowadzić dokumentację potwierdzającą, że surowiec rzeczywiście stamtąd pochodzi

Przy trzech dostawcach to żaden problem. Przy większej liczbie, sytuacja zaczyna się robić skomplikowana, nagle musimy pilnować wielu osobnych dokumentów, podpisanych w różnych okresach roku. Im więcej dostawców, tym trudniej nad tym zapanować i tym łatwiej o kosztowny błąd.

Czym naprawdę grożą nieprawidłowości 

System KZR INiG przewiduje ocenę ryzyka i regularne audyty, które sprawdzają między innymi, czy deklaracje są kompletne, aktualne i powiązane z konkretnymi dostawami. Brak ważnej deklaracji przy danej partii surowca to luka w dokumentacji, którą audytor zobaczy.

W skrajnym przypadku oznacza to utratę statusu zgodności dla danej partii biomasy, a więc i możliwości sprzedaży jej jako surowca zrównoważonego do odbiorców, którzy tego wymagają, najczęściej bioelektrowni.

Jeden przegapiony termin to wymierna strata przychodu z jednej dostawy. Kilka przegapionych terminów z rzędu zaczyna już ważyć na całym statusie certyfikacji punktu skupu.

Kiedy Excel wystarcza, a kiedy zaczyna szwankować

Przy kilku dostawcach prosty arkusz w zupełności wystarcza. Kolumna z datami, rzut oka raz na jakiś czas, i wszystko się trzyma kupy.

Problem zaczyna się, kiedy ta liczba dostawców rośnie. Arkusz sam z siebie niczego nie przypomni. Trzeba go otworzyć, uważnie przejrzeć i w razie potrzeby, zaktualizować. Trzeba to robić regularnie. Przy licznych deklaracjach o różnych datach wygaśnięcia to zadanie, które wymaga stałej uwagi, a urlop albo po prostu więcej pilniejszych spraw na głowie wystarczą, żeby coś przeoczyć. Pisaliśmy już o tym, kiedy Excel przestaje wystarczać, w przypadku deklaracji KZR ten moment przychodzi szybciej, niż się wydaje.

Warto pamiętać, że rzadko kiedy deklaracje KZR są jedynymi dokumentami, których firma pilnuje. Obok nich w tym samym arkuszu albo i w głowie znajdują się jeszcze przeglądy UDT maszyn, badania pracownicze, terminy polis, czasem daty kontraktów. Deklaracje od wielu różnych dostawców to już samo w sobie dużo, w połączeniu z resztą obowiązków łatwo coś zgubić.

To nie kwestia niedbalstwa. Kto ręcznie pilnuje dużej liczby niezależnych terminów, naraża się na błędy, bo ludzka pamięć nie działa jak kalendarz z przypomnieniami.

Jak to ogarnąć inaczej

Jeśli dokumentów i terminów robi się tyle, że Excel przestaje wystarczać, warto rozważyć dedykowane oprogramowanie do tego celu.

DocuWatcher wiąże każdy dokument z konkretnym terminem i wysyła powiadomienie, zanim ten termin minie. Wgrywasz zdjęcie albo PDF deklaracji, system odczytuje datę ważności, Ty zatwierdzasz dane przed zapisem, żadna informacja nie trafia do systemu bez Twojej akceptacji. Dalej system sam pilnuje, kiedy wygasa deklaracja konkretnego dostawcy, i przypomina z wyprzedzeniem.

Jeśli dziś pilnujesz deklaracji dostawców KZR(i innych dokumentów) w segregatorze albo arkuszu i czujesz, że robi się to coraz trudniejsze, możesz zobaczyć, jak wygląda to samo zadanie, kiedy ktoś inny pilnuje terminów za Ciebie.

Przetestuj DocuWatcher bezpłatnie przez 30 dni. Bez podpinania karty, bez zobowiązań.

Zacznij teraz → załóż darmowe konto