Deklaracja dostawcy biomasy KZR INiG – jak nie pogubić się w dokumentach

Deklaracja dostawcy biomasy KZR to dokument, który pierwszy punkt zbiórki dostaje od miejsca pochodzenia surowca i przechowuje razem z dowodami dostawy. Przy trzech dostawcach to jedna teczka. Przy kilkudziesięciu – kilkadziesiąt dat podpisania, a od każdej biegnie osobny termin ważności.

Poniżej: co o deklaracjach mówią dokumenty KZR INiG i jak prowadzi je moduł bilansu masy KZR INiG w DocuWatcher.

Czym jest system KZR INiG

KZR INiG to dobrowolny system certyfikacji zrównoważonej produkcji biopaliw, paliw z biomasy i biopłynów, opracowany w Instytucie Nafty i Gazu. Opiera się na dyrektywie 2018/2001 zmienionej dyrektywą 2023/2413 (RED III).

Biomasę bezpośrednio od producenta surowca pozyskuje pierwszy punkt zbiórki (FGP) – podmiot gospodarczy z instalacją magazynową lub zakładem przetwórczym. Może być certyfikowany z magazynowaniem lub bez – dla biomasy leśnej to kody FGFS i FGFW.

Deklaracja własna: kto ją składa i jak długo obowiązuje

„Deklaracja dostawcy” to nazwa potoczna – w dokumentach KZR INiG taki dokument nazywa się deklaracją własną. Składa ją miejsce pochodzenia: podaje w niej pochodzenie, dane identyfikacyjne i charakterystykę zrównoważonego rozwoju biomasy. Wzór dla biomasy leśnej nosi tytuł „Deklaracja dotycząca biomasy leśnej”.

Miejsce pochodzenia z własnym certyfikatem KZR deklaracji własnej nie podpisuje – przekazuje dokument PoS.

Ważność i zakres:

• Ważność nie może przekraczać 12 miesięcy od daty podpisania. To górna granica – deklaracja może być krótsza, a przy umowie podaje się jej czas trwania.
• Zasady ogólne dopuszczają deklarację na pojedynczą dostawę, na wszystkie dostawy w ramach kontraktu albo na dostawy w obrębie roku od podpisania; wzór dla biomasy leśnej ogranicza ważność do 12 miesięcy.

Wzór deklaracji biomasy leśnej zawiera pole „Obszar pozyskiwania” – współrzędne lub nazwę obszaru.

Co pierwszy punkt zbiórki robi z deklaracjami

Dla biomasy leśnej FGP definiuje obszar pozyskiwania i wdraża podejście oparte na ryzyku dla każdego takiego obszaru. Prowadzi listę miejsc pochodzenia, a umowy, faktury i deklaracje własne przechowuje. Zachowuje też dowody, skąd materiał został zebrany.

Audyt pierwszego punktu zbiórki jest obowiązkowy, a siedziba podlega audytowi raz do roku. Niezależnie od niego FGP prowadzi kontrolę wewnętrzną – co najmniej raz w roku. Obejmuje ona m.in. kompletność dokumentów dostawy (PW, WZ, deklaracje własne), lokalizacje i listę dostawców.

W praktyce pomaga, gdy przy każdej partii przyjęcia od razu widać, na jakiej deklaracji się opiera i do kiedy ta deklaracja obowiązuje.

Teczka, arkusz, program

Przy kilku dostawcach wystarcza arkusz z kolumną dat. Gdy dostawców przybywa, trzeba dla każdej deklaracji pamiętać, do kiedy obowiązuje i której partii dotyczy. Pisaliśmy już o tym, kiedy Excel przestaje wystarczać. Wtedy warto mieć daty i dokumenty w programie do bilansu masy KZR, tam, gdzie powstają partie.

Deklaracje dostawców w module KZR DocuWatcher

Deklaracja zapisana przy partii

Rejestrując partię przyjęcia, wskazujesz, na czym opiera się dokumentacja dostawcy: certyfikat (z numerem), deklaracja własna (z datą) albo własne pochodzenie, np. przy własnym przerobie tartaku (z datą przekazania).

Dla deklaracji własnej DocuWatcher pilnuje 12 miesięcy: partia z datą późniejszą niż 12 miesięcy po dacie deklaracji zostaje zablokowana.

Skan deklaracji w karcie partii

Do partii dołączasz do 5 plików (do 10 MB każdy) – faktury, WZ, deklaracje dostawcy – także już w formularzu rejestracji. Ten sam plik może być dowodem dla wielu partii. Dokument trafia do folderu okresu na dysku. Z partii przechodzisz do dokumentu, z dokumentu – do partii. Pliku powiązanego z partią nie usuniesz przez przypadek.

„Gotowość do audytu” w raporcie okresu

Raport okresu zawiera kontrolę „Gotowość do audytu”. Wśród jej pozycji: ilości przyjęte bez deklaracji i deklaracja dostawcy, która wygasa w podanym dniu. Pozycje widzisz w raporcie okresu, więc braki uzupełniasz przed jego zamknięciem.

Terminy – druga droga

Własne terminy, np. koniec ważności certyfikatu dostawcy, zapiszesz też w module Terminy i ustawisz przypomnienia e-mail na 0, 1, 7, 14 lub 30 dni przed – w jednym zbiorczym e-mailu dziennie. Terminy działają niezależnie od partii KZR. Więcej: Terminy i dokumenty w DocuWatcher.

Zobacz deklaracje przy partii

Pokażemy partię z deklaracją i dokumentami na danych demonstracyjnych albo wypróbujesz program sam – 30 dni, bez karty.

Zobacz dokumenty przy partiiUmów prezentację

Odezwiemy się w ciągu 1 dnia roboczego. Wypróbuj 30 dni

Pytania o deklarację dostawcy biomasy KZR

Ile jest ważna deklaracja dostawcy biomasy?

Nie dłużej niż 12 miesięcy od daty podpisania. Może obejmować pojedynczą dostawę, dostawy w ramach kontraktu albo dostawy w obrębie roku od podpisania.

Jak długo przechowywać deklaracje i dowody dostaw?

Zasady ogólne KZR INiG wymagają przechowywania dowodów niezbędnych do zapewnienia zgodności co najmniej 5 lat, a dłużej – jeśli wymaga tego właściwy organ krajowy. Deklaracje własne należą do dokumentów, które przechowuje pierwszy punkt zbiórki.

Czy KZR INiG wymaga konkretnego programu do bilansu masy?

W dokumentach KZR INiG nie ma wymogu konkretnego programu do prowadzenia bilansu masy w firmie. Każdy uczestnik systemu wprowadza system bilansu masy, a ten jest oceniany w audycie. DocuWatcher pomaga prowadzić bilans masy i dokumenty w jednym miejscu.

Jak dodać skan deklaracji do partii w DocuWatcher?

W karcie „Dokumenty” przy partii: „Prześlij” (przeciągnij plik lub kliknij) albo „Wybierz z dysku” i „Powiąż z partią”. Plik możesz też dodać już w formularzu rejestracji partii.